Feriefondens administrative personale
Bookinger, forespørgsler, regnskab/budget, markedsføring, hjemmeside, Facebook, koordinering af driftsopgaver vedr. ferieboligerne.
e-mail: [email protected] |
Forretningsorden
Baggrund og formål
Formålet er at vise, hvad det indebærer at være medlem af feriefondens bestyrelsen.
Baggrunden er, at man skal være fast ansat ved Haderslev Kommune.
Fondens midler anvendes til ferieformål for medarbejdere ved Haderslev Kommune, se endvidere vedtægterne.
Bestyrelsen består af 8 medlemmer. Der bestræbes på, at der kommer en så bred repræsentation fra kommunens områder. De enkelte FagMed skal udpege repræsentanter.
Derudover består bestyrelsen af 1 suppleant, som indgår på samme vis som øvrige bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.
Ved fratræden fra sin ansættelse fratræder bestyrelsesmedlemmet automatisk fra bestyrelsen. Anden udtrædelse se vedtægter.
Der er valg hver 3. år i maj måned og genvalg kan ske. Der er 4 af bestyrelsens medlemmer er på valg hver 3. år. I følge denne forretningsorden sker dette første gang i maj 2022.
Der afholdes 4-5 årlige møder samt eventuelle ekstraordinære møder.
Der indkaldes med 14 dages varsel. I tilfælde af ekstraordinære møder indkaldes med 7 dages varsel.
Møderne er en del af arbejdstiden.
Der er tillige 1-2 besigtigelsesture til sommerhusene hvert 2.-3. år.
Som bestyrelsesmedlem får du tildelt et sommerhus, som du er ansvarlig for. Du har således det overordnede ansvar for huset. Opgaverne indeholder evt. vedligeholdelsesopgaver, kontakt til håndværkere og som kontaktperson ved kritiske problemer fx når kollegaen ikke kan komme ind eller hvis toilettet er stoppet. Du vil få tildelt et købekort til Jysk ift indkøb, og du vil få refunderet dine øvrige udlæg ved at sende regningen til Feriefonden. Der sker betaling for kørselspenge efter statens højeste takst.
Som husansvarlig har du mulighed for at booke sommerhuset 1-2 gange årligt eller efter behov.
Du vil også blive back up for et sommerhus, hvor du skal hjælpe den husansvarlige ved sygdom og ferie.
Såfremt man ikke har tilsyn med et sommerhus, vil man blive tildelt administrative opgaver.
Større projekter tager op på bestyrelsesmøde.
Dagsorden laves af formand og sekretær. Sekretær indkalder til møderne. Der skal indsendes punkter til dagsordenen 3 uger før mødet.
Beslutningsreferater ligges på hjemmesiden.
Beslutningsdygtighed i følge vedtægter.
Bestyrelsesmedlemmer er underlagt tavshedspligt. Der diskuteres ikke personsager i bestyrelsen.
Regnskabskontrol sker en gang årligt.
Der er kritisk kontrol hvert kvartal.
Tilføjelser og ændringer i forretningsordenen sker løbende.
Revideret 8.12.2022